Wir sind eine Firma, die im Real Estate Umfeld tätig ist. Unter anderem verarbeiten wir in unserem ERP Rechnungen von div. Facility Firmen. Im Rahmen der Evaluation von Box.com möchten wir wissen, was der korrekte Setup (User, Berechtigungsstruktur etc.) ist für folgendes Bedürfnis:
- Facility-Firmen liefern ihre Dokumente (Rechnungs-PDF) automatisch über eine Schnittstelle in Box.com ein
- Wir haben eine zentrale Box.com Instanz für all diese Dokumente
- Unsere Mitarbeiter sind für “Regionen” zuständig und sollen jeweils nur die Dokumente sehen, die für ihre Region eingeliefert wurden
- Die Partner (Facility-Firmen) sollen im Notfall ihre Rechnungen auch in Box.com sehen können (lesend)
Folgende Struktur/Architektur haben wir uns überlegt:
- Box.com Business Plus Plan um die Partner als “Externe User” auf eine klar definierte Folderstruktur lesend zu berechtigen
- 1 Managed User als Admin für die ganze Berechtigungsstruktur/Verwaltung
- je ein Managed User pro Region mit Berechtigungen auf eine definierte Folderstruktur
- Folderstruktur:
Top-Level: Box.com
Sublevel 1: - Region A, - Region B, - Region C, etc.
Sublevel 2: -- Partner 1, -- Partner 2, Partner 3, etc. (je Region) - Service Users je Partner für die automatische Einlieferung der Dokumente per Schnittstelle (Box-API)
- Externe User je Partner mit Berechtigung auf den/die Partnerfolder in Sublevel 2
Wir haben das Ganze mal (exklusiv Externe User) mittels PoC durchgespielt und dies funktioniert grundsätzlich. Wir möchten aber wissen, ob es für diesen Case noch bessere Möglichkeiten bezüglich User-/Berechtigungsstruktur gibt?
Danke für die Einschätzung und Vorschläge.