ここでは、Boxの管理者・共同管理者になって日の浅い方からよくいただく質問のうち、主にBoxの管理コンソール設定に関するものをご紹介します。
目次
ユーザーアカウントの作成と管理
グループ管理者が新しいグループメンバーのアカウントを作成する場合、ライセンスも消費されるのでしょうか？ 管理者の認識がないままライセンスが消費されないか懸念しています。
グループ管理者が「新しいユーザーアカウントの作成」権限を使ってグループに新規ユーザーを追加する場合、ご契約のライセンス（管理対象ユーザーのシート数）が消費されます。一方で、すでにアカウントが作成されているユーザーをグループのメンバーに追加する場合にはライセンスの消費は発生しません。
Box管理者の意図しないライセンス消費を防ぐため、以下の設定や管理機能をご活用いただけます。
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ポイント1：グループ管理者へのアカウント作成権限の制限（デフォルト設定） 管理コンソールの［ユーザーとグループ］>［（対象ユーザー）］の「グループ」項目にて、アクセスレベルを「グループ管理者」に設定する際、操作権限を個別に制御できます。「新しいユーザーアカウントを作成する」のチェックはデフォルトでオフになっており、管理者が明示的に許可しない限り、グループ管理者によるアカウント作成は行えません。
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ポイント2：ユーザーアクティビティレポートによる作成状況の把握
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管理コンソール >［レポート］>［レポートの作成］を開きます。
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［ユーザーアクティビティレポート (User Activity Report)］を選択します。
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アクションタイプで ［ユーザー (Users)］>［新規ユーザーの作成 (Created new user)］ を絞り込みます。
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レポートを実行（またはエクスポート）し、作成者（管理者・共同管理者・グループ管理者等）や日時を確認します。
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※Enterpriseプラン以上をご利用の場合は、アカウント作成時の通知機能も設定可能です。
ユーザーを非アクティブ化した際に非表示となるファイル・フォルダの条件を教えてください。また、削除時にアクティブユーザーへ権限移行する場合の対象範囲についても教えてください。
ユーザーを非アクティブ化した際に非表示（アクセス不可）となるのは、そのユーザーが「所有者（Owner）」となっているファイル・フォルダです。
また、ユーザー削除時に別のユーザーへコンテンツ所有権を移行する場合も、対象となるのは削除対象ユーザーが所有者となっているコンテンツのみです。コラボレーターとして参加している（ビューアーや編集者などの権限が付与されている）コンテンツの権限設定が移行先ユーザーの権限を上書き・降格させることはありません。
共同管理者を設定する際、「管理者ロールと共同管理者ロールは、プライマリメール アドレスとセカンダリメール アドレスに検証済みドメインを使用する必要があります。」というエラーが表示されます。何をどのように設定すればよいでしょうか？
管理コンソールの［Enterprise設定］>［カスタム設定］>［ドメイン管理］にて、自社で利用しているメールドメイン（例: example.com）を追加し、検証済みドメインとして登録してください。
ドメインの検証を完了することで、該当ドメインのメールアドレスを持つユーザーが組織の正規ユーザーとして認識され、管理者・共同管理者ロールへの割り当てが可能になります。
共同管理者に対しても、管理者と同様に「インサイト」などの参照権限を付与することは可能でしょうか？
はい、可能です。管理コンソールの［ユーザーとグループ］より対象の共同管理者の設定画面を開き、付与する管理権限の項目（レポートやインサイトの表示権限など）を個別に有効化してください。
管理コンソールからユーザーを追加しようとしたところ、「メールはすでにboxアカウントで使用されていますが、企業と関連付けられていません」と表示されました。対象の個人アカウントを削除してもらいましたが、依然として同じエラーが表示されます。どのような原因が考えられますか？
個人アカウントの削除手続き後も同様の事象が発生する場合、以下の原因が考えられます。
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削除処理の遅延: システム側でアカウント削除・メールアドレス解放の反映に時間がかかっている。
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既存アカウントの残存: 同一メールアドレスに紐づく別のアカウント情報やエイリアスが残っている。
対処方法: 再度ユーザーを招待する際、「1 user failed to be added」の警告が表示されても、そのまま［保存］ボタンを再度クリックすることで招待プロセスが進む場合があります。時間を置いても解消しない場合は、Boxサポートへお問い合わせください。
通知
Enterprise設定の［通知］>［メール通知］にて操作通知を設定していますが、ユーザーが新規作成したフォルダに通知設定が反映されません。これは仕様でしょうか？
はい、仕様となります。［管理コンソール］>［Enterprise設定］>［メール通知］の設定は、各フォルダ個別の通知設定には直接影響しません。
各フォルダの通知設定における「デフォルトの通知設定」は、各ユーザーが［アカウント設定］で設定している内容に基づきます。特定のフォルダで通知を受け取りたい場合は、該当フォルダの設定にて「このフォルダとすべてのサブフォルダのデフォルト設定を上書きする」を有効にして設定を行ってください。
※管理コンソールでの通知設定は、設定以降に新規追加されたユーザーの［アカウント設定］の初期値として適用されます。ユーザー各自が柔軟に通知設定を変更できるよう、管理コンソールの「企業内のすべてのユーザーとそのすべてのコンテンツに関するメール通知を無効にする」トグルはOFFにしておくことを推奨しています。
特定のフォルダのみメール通知を受け取るようにしたい場合、ユーザー単位での設定が必要でしょうか？
特定のフォルダのみに通知を適用したい場合は、「フォルダの設定」から行います。
フォルダの所有者（または管理者）がフォルダ設定の［メールと通知］セクションにて設定を行うと、その設定内容はフォルダに招待されているコラボレーター全体へ一律に適用されます（※通知対象とするイベントの選択が可能ですが、メール本文のカスタマイズはできません）。
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