Box Automateは、Box上のコンテンツを中心とした業務プロセスをノーコードで自動化できるワークフロー自動化ソリューションです。ファイル・フォルダ・タスク・電子署名などのイベントをトリガーに、通知・リマインダー・ファイル移動・メタデータ付与・Box Sign連携など多様なアクションを自動実行できます。
直感的なドラッグ＆ドロップのビジュアルビルダーによりITチームに頼らずビジネスチームが自らワークフローを構築・管理できるため、手作業による繰り返し業務を削減し、従業員がより付加価値の高い業務に集中できる環境を実現します。さらにAIエージェントをワークフローに組み込む(※)ことで、契約書・請求書・申請フォームといったあらゆるビジネスコンテンツをトリガーとして、データの抽出・承認回覧・最終出力までの一連の流れをノーコードで構築できます。Boxのセキュリティとガバナンスを継承しながら、AIと人が協業するエージェント型ワークフローを実現し、業務のスピードと一貫性を大幅に向上させます。
※利用できる機能はご契約のBoxプランにより異なります。詳細は製品ガイドをご参照ください。
Box Automateのしくみ
Box Automateで設定するワークフローは「トリガー」と呼ばれるイベントをきっかけに始まり、その「結果」として設定された動作（アクション）が「分岐」で指定されるロジックに沿って自動的に実行されます。トリガーと結果にはBox内で発生するイベントやユーザーが行う各種操作を設定することが可能です。
トリガー
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フォルダ内にファイルに対して行われる操作（アップロード、ダウンロードなど）
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フォルダ内のファイルに対してタスクを通して行われる操作（タスクの完了、承認、拒否など）
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ユーザーによるファイルでの手動でのワークフローの開始
結果
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フォルダ内にファイルに対して行われる操作（移動、名前の変更など）
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フォルダに対して行われる操作（新規作成、削除、コラボレータの追加など）
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フォルダ内のファイルに対してタスクを割り当てる操作（一般タスク、承認タスク）
分岐
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承認／拒否
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条件分岐（※Enterprise以上で利用可能）
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ループ（ファイルやフォルダのリストに対する繰り返し操作、フローの上流に結果を戻すなど）
Box Relayからの進化ポイント
AIエージェントの組み込み以外にも、ワークフロー作成、運用、管理の点で大きく進化しています。詳細は製品ガイドをご参照ください。
対象プラン：Business以上
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ワークフロービルダーの体験が大幅に向上：Relayは直線的なリスト形式のビルダーでしたが、Automateはドラッグ＆ドロップ操作によるフローチャート形式のビジュアルビルダーを採用しており、ワークフローの構築・管理・更新が格段に直感的かつ容易になっています。
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変数によるメッセージの動的なカスタマイズ：タスクや通知のメッセージに変数を使えるようになり「誰からの申請？」や「今、誰にタスクが割り当てられている？」、「いつそのタスクが発生した？」などの情報を関係者に通知したりアクティビティ欄に記録したりすることが可能になっています。
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「タスクを管理できるユーザー」機能：タスクの割り当て先（担当者）以外に「タスクの進捗状況を監視し、必要に応じてタスクの再割り当てやスキップ、完了などの管理操作を行えるユーザー」をあらかじめ指定しておくことで、担当者不在時に別の担当者にタスクを転送したり、申請内容の不備があった場合の例外処理を申請者自身が行うなど、システムを止めずに「人の手で柔軟にカバーする」運用が可能になります。
対象プラン：Enterprise以上
- 条件付き分岐：ファイルのメタデータや属性に応じてその後の処理を指定することができるようになりました。申請金額に応じて承認ルートを変える、などのワークフローを表現できます。
- ワークフローの共有と所有者変更：ワークフロー所有者以外のユーザーを「編集者」または「ビューアー」として招待できるようになり、複数名での共同編集や・進捗の確認が可能です。また、ワークフローとその実行履歴を共に別のユーザーに所有権変更することが可能です。
対象プラン：Enterprise Advanced
- AIエージェントの組み込み：抽出エージェント（Box Extract）やカスタムエージェントを活用し、人の業務をAIがアシストするエージェント型ワークフローを実現できます。
- Box Apps連携：Box Formsで申請・データ収集を行い、DocGenがその情報をもとに契約書や提案書を自動生成。生成された文書はBox Signの署名リクエストで電子署名依頼を送付し、すべての工程をAppsで構築したカスタムワークフローが自動連携。申請から署名・保管まで、Boxだけで完結するエンドツーエンドの業務自動化を実現します。
- Box Hubsサポート：Box Hubsにコンテンツを自動追加したり、管理することが可能です。
- カスタムHTTPSコネクター：外部エンタープライズシステムとのAPI連携が可能です。
最初に目を通したい資料
オンラインセミナー
使ってみようBox Automate！基本機能編
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Box UniversityではBox Automateの概要から基本操作、Box管理者による機能の管理方法を紹介するセミナーをオンデマンドで視聴いただけます。
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入門ガイド
Box Relayの機能やワークフローの作成手順、運用上の注意点を管理者・ユーザー両面で実例中心に分かりやすく解説しています。サンプルワークフローも掲載
よくある質問とその回答
🔧 ワークフローの作成
Q: ユーザーの作成・更新はできますか？
A: フォルダの作成とコラボレータの追加は可能です。ただし、ユーザーの作成・更新はできません。
Q: 承認後にファイルをロックすることはできますか？
A: 「ファイルをロックする」アクションを使うことは可能です。ただし、ロック後の扱いはそのコンテンツに対して各ユーザーが持つ権限に依存します。「承認後のファイルを書き換えられたくない」場合は、申請者など対象ユーザーが編集権限を持たないフォルダにファイルを移動する方法もご検討ください。
Q: ワークフローを作成した人（A）が、利用者（B）の添付ファイルを閲覧できないようにすることはできますか？
A: ワークフローを作成するには対象フォルダへの編集者以上の権限が必要なため、Bさんが添付したファイルをAさんに完全に見せないことはできません。機密性の高い書類を扱う場合は、権限を持つ適切なユーザーがワークフローを作成する運用をご検討ください。
Q: 「最新のファイル」や「指定日付より新しいファイル」を判定する変数・関数は利用できますか？
A: 現時点では提供予定はありません。ご要望がございましたら、Box Pulseにてリクエストをお願いいたします。
Q: 手動で開始するフローで、トリガーしたファイルをコピー・移動するにはどうすればよいですか？ファイルアクションで「トリガーとなったファイル」を選べません
A: 「手動で起動」トリガーを設定した場合、個々のファイルに対してアクションを適用するにはループオーバーを使って以下の手順で設定します。
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「手動で起動」トリガーを置く
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結果の前に「ループオーバー」を置く
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対象を「ファイルのリスト」とする
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ファイルとして「トリガー: ファイル」を選ぶ
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ループの中にコピーや移動などのアクションを置く
▶️ ワークフローの実行
Q: 承認者が別の承認者を追加・変更することはできますか？
A: Automateから割り当てられたタスクについては、承認者がタスク上で別の承認者を割り当てたり変更したりすることが可能です。
Q: 実行中のフローを途中でキャンセルしたり、差し戻したりすることはできますか？
A: はい。「このタスクを管理できるユーザー」としてワークフローをトリガーしたユーザーや所定のユーザーを指定しておくと、指定されたユーザーは自身に割り当てられていないタスクでもそれをキャンセルすることができます（ただし未実行の場合のみ）。一方で差し戻しは、「申請を拒否」後のフローを定義してループバックを置くことで再申請のフローを作ることが可能です。
Q: 申請時の依頼内容・確認ポイント・差戻し理由を履歴として残すことはできますか？
A: Boxのコメント機能を利用してアクティビティ欄に依頼内容や差し戻し理由などのメモを残すことは可能で、これらはプレビュー画面上で確認できます。ただしこのメモをBox外に持ち出すことはできません。Box Automateは証跡を残す専用の機能ではないため、証跡管理が必要な場合はBox Signと連携してご利用いただくことを推奨します。
Q: フローの失敗や停止はどのように確認できますか？
A: Automateのワークフロー実行履歴で確認できます。「開始日・ステータス・実行結果・各ステップの開始/終了日時・エラー内容」などを確認できます。
Q: 同じフォルダに複数のワークフローが設定されている場合、実行の優先順位はありますか？
A: 一つのフォルダに複数のワークフローが設定されている場合、すべてのワークフローが動作します。実行の優先順位は決まっていないため、相反する内容のワークフロー（例：同じファイルに異なるファイル名を付けるフロー）が存在する場合、動作は予測できません。設計時にご注意ください。
🗂️ ワークフローの管理
Q: Box管理者は、他のユーザーが作成したワークフローを管理コンソールから確認できますか？
A: はい、Box管理者はテナント内のすべてのワークフローの一覧を管理コンソールで参照できます。ただし編集はできません。編集が必要な場合はそのワークフローの所有者アカウントでログインします。
Q: テナント内で作成されたワークフローの一覧をレポートとして出力できますか？また、フローの詳細もエクスポートできますか？
A: ワークフロー作成のアクティビティはユーザーアクティビティレポートで出力できます。フローそのものの出力はできませんが、実行履歴はエクスポート可能です。実行状況確認画面の右上にある「エクスポート」ボタンを押すとCSVファイルが出力されます。
Q: ワークフローの実行履歴はどのくらいの期間保存されますか？また、誰でも閲覧・エクスポートできますか？
A: 実行履歴はワークフローを削除しない限り保存されます。閲覧・エクスポートができるのは、そのワークフローの所有者、共有されたユーザー、およびBox管理者です。
Q: 退職した社員が所有していたワークフローはどうなりますか？また、退職者のアカウントが削除された後、承認者・申請者の名前はどのように表示されますか？
A: ユーザーアカウント削除時に、そのユーザーが所有していたワークフローを別のユーザーに移管するか削除するかを選択できます。またタスクの実行履歴の表示については以下の通りです。
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アカウントが非アクティブ化された場合：監査証跡やアクティビティの属性は保持され、元の名前がそのまま表示されます。
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アカウントが削除された場合：「以前のコラボレータ」と表示されます。
Q: テナント内で作成できるワークフローの数に上限はありますか？
A: 1つの企業が保持できるワークフローの数に制限はありません。
Q: ワークフローの所有者を部署単位（グループ）にして、部署内の全員が使えるようにすることはできますか？
A: ワークフローの所有者をグループにすることはできず、1人のユーザーが所有する形になります。ただし、作成されたワークフローは他のユーザーも利用できるため、「作る人」と「使う人」を分ける運用は可能です。ITが苦手な社員向けには、一部の担当者がワークフローを作成し、他のメンバーがそれを利用するという形をご検討ください。
🤖 Boxのその他の機能との連携
Q: Box AutomateからメールやTeamsへの通知を送ることはできますか？
A: サードパーティ連携（メール・Teams等）はEnterprise Advancedプランでご利用可能です。
Q: アップロードされたファイルをBox側でOCR処理してAIに解釈させることはできますか？
A: Box AI for Documents機能を使用すれば、アップロードした画像を直接読み込んでテキスト抽出や判定を行うことができます。これはBox AI単独で提供される機能です。
Q: Box Doc Genで扱えるタグ数に上限はありますか？
A: Box Doc Genが公開している制限において、「タグ数」に関する上限は設けられていません。
Q24: メタデータテンプレートを部門・部署ごとに使い分けたり、表示を制限したりすることはできますか？また、テンプレートの上限数は？
A: 現在の仕様では、メタデータの表示をグループやユーザーごとに出し分ける機能はありません。管理コンソール上で全ユーザーに対して「表示する」「非表示」を設定するのみとなります。テンプレートの上限数は500個です。
🔄 Box RelayからBox Automateへの移行（2026年7月現在）
Q: Box RelayはいつBox Automateに統合されますか？既存のRelayユーザーはすぐに移行が必要ですか？
A. 将来的にBox RelayをBox Automateに統合する方針ですが、現時点ではBox Relayのサポート期間は決まっておらず、現在Relayをご利用中のお客様に直ちに移行をお願いしている状況ではありません。中長期的には移行の検討が必要になる可能性がありますが、現時点では安心してRelayをご利用いただいて問題ありません。今後、正式な方針が決まった際には必要なご案内がなされます。また移行に十分な時間を取れるよう配慮いたします。
Q: これからワークフローを使い始めるなら、RelayとAutomateのどちらを使うべきですか？
A. これから使い始めていただくのであればBox Automateをお勧めします。Box Automateはより柔軟で将来拡張しやすい業務自動化に向いています。まずは実現してみたい簡単な自動化からお試しください。
Q: Box RelayとBox Automateの互換性について、未対応機能の一覧は公開されていますか？
A: 現時点で公開している情報は製品ガイドに記載されていますが、詳細機能まで含めた一覧は現時点では公開されていません。