Box Notesでのテンプレートの使用

テンプレートを使用すると、事前に入力したコンテンツを使用してBox Noteをすばやく作成できます。デフォルトのテンプレートのセットから選択することもできれば、チームが作成したカスタムテンプレートを使用することもできます。テンプレートは、会議の議題やプロジェクト計画、カレンダーといった標準的な形式や構成を使用して、Box Noteを作成する必要がある場合に便利です。
 
注: この機能は、現在は無料版のBoxアカウントでは利用できません。
 

テンプレートを使用したメモの作成

既存のテンプレートからメモを作成するには、Box Notesのサイドバーの[新規作成]ボタンの横の矢印をクリックします。表示されるドロップダウンで[テンプレート使用のメモ]をクリックします。

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デフォルトのテンプレート
Boxで提供されているデフォルトのテンプレートのいずれかを使用するには、以下のステップに従います。
  • [デフォルト]タブの下にあるテンプレートを選択します。
  • [作成]をクリックします。選択したテンプレートを使用して新しいメモが作成されます。

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作成したカスタムテンプレートまたは自分がコラボレータとして追加されているカスタムテンプレートを使用するには、以下のステップに従います。
  • [カスタム]タブを開きます。
  • アクセスできるカスタムテンプレートがこのリストに表示されます。注: アクセスできると判断したテンプレートが見つからない場合は、テンプレートまたはテンプレートの保存フォルダで自分がコラボレータになっていることを確認します。
  • リストからテンプレートを選択して、[作成]をクリックします。選択したテンプレートを使用して新しいメモが作成されます。

または、(Box Noteと同様に)使用するテンプレートを開いて、右上の[このテンプレートを使用する]をクリックすることもできます。

開いたテンプレートを使用して新しいBox Noteが作成されます。
 

共有リンクを受信したカスタムテンプレートを使用するには、以下のステップに従います。
共有リンク経由で送信されたテンプレートは、テンプレートピッカーの[カスタム]タブには表示されません。テンプレートを開くには、(Box Noteと同様に)送信された共有リンクをクリックする必要があります。次に、右上の[このテンプレートを使用する]をクリックします。

開いたテンプレートを使用して新しいBox Noteが作成されます。
 

カスタムテンプレートの作成

カスタムテンプレートを作成するには、以下のステップに従います。
  • 新しいBox Noteを作成します
  • この新しいメモにテンプレートの内容を入力します。
  • このテンプレートに問題がなければ、右上隅の[その他のオプション] ([...])メニューを開き、[これをテンプレート設定]を選択します。これで、このメモがテンプレートになります。

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注: 
  • Box Noteをテンプレートとして設定すると、このBox Noteファイルがテンプレートファイルになります。このファイルを削除すると、そのテンプレートを使用できなくなります。テンプレートの保存場所を忘れないように、新規作成したテンプレートを特定の[テンプレート]フォルダに移動することもできます。
  • 組織内の他のユーザーがこのテンプレートを使用できるようにするには、そのテンプレートまたはテンプレートの保存フォルダで、そのユーザーをコラボレータ(任意のアクセスレベル)にしておいてください。同僚にテンプレートの共有リンクを送信することもできます。これにより、その同僚はテンプレートを使用できるようになりますが、共有リンク経由で同僚に送信されたテンプレートは、その同僚の[カスタムテンプレート]リストには表示されません。

 

カスタムテンプレートの共有

 

カスタムテンプレートを同僚と共有できるようにする方法は、以下のようにいくつかあります。
 
テンプレートが保存されているフォルダにコラボレータを追加する
同僚がテンプレートにアクセスできるようにするには、テンプレートが保存されているフォルダに、その同僚をコラボレータとして追加するのが最適な方法です。テンプレートが保存されているフォルダにコラボレータ(任意のアクセスレベル)を追加すると、Box Noteをテンプレートから作成する場合に、テンプレートを[カスタム]タブから選択できるようになります。ビューアー/アップローダー、編集者、共同所有者、または所有者のアクセスレベルを持つコラボレータは、テンプレートを編集または無効にすることもできます。
このテンプレート共有の方法は、あるユーザーが[カスタム]タブ内のテンプレートにアクセスできるようにするが、そのユーザーにテンプレート編集の権限は付与したくない場合に便利です。ユーザーをフォルダに招待すれば、テンプレートに関連するユーザー権限をきめ細かく管理できます。
 
テンプレートを直接編集できるように招待する
テンプレートからBox Noteを作成する場合に、ユーザーの[カスタム]タブにテンプレートが表示されるようにして、テンプレート編集のユーザー権限を付与しても問題ない場合は、(Box Noteと同様に)そのユーザーを編集者としてテンプレートに追加します。
ユーザーを編集者としてテンプレートに追加するには、以下のステップに従います。
  • 右上隅の[共有]をクリックします。
  • [編集者としてユーザーを招待]を選択します。
  • 編集者として追加するユーザーを入力します。これらのユーザーは、テンプレートを編集および無効にできるようになるので注意してください。これらの権限をユーザーに付与したくない場合は、テンプレートが保存されているフォルダにコラボレータとして追加することをお勧めします。そうすれば、ユーザーの権限をきめ細かく管理することができます。
ユーザーが編集者としてテンプレートに追加されると、Box Noteからテンプレートを作成する場合に、そのテンプレートがそのユーザーの[カスタム]タブに表示されます。
 
共有リンク経由でテンプレートを送信する
テンプレートを他のユーザーと共有する最も簡単な方法は、そのユーザーにテンプレートの共有リンクを送信することです。ただし、共有リンク経由で送信されたテンプレートは、テンプレートピッカーの[カスタム]タブには表示されません。テンプレートを使用するには、共有リンクをクリックしてから、右上の[このテンプレートを使用する]をクリックする必要があります。
共有リンク経由でテンプレートを送信するには、以下のステップに従います。
  • 右上隅の[共有]をクリックします。
  • [リンクを取得]をクリックします。
  • このリンクにアクセスできるユーザーを選択します。[会社のユーザー]、[このフォルダ内のユーザー]、[リンクを知っている全員]から選択できます。
  • 共有リンクをフォローするユーザーの権限レベルを選択します。リンクを使用するユーザーがテンプレートを使用できるようにするが、テンプレートを編集または無効にできないようにする場合は、[表示可能]を選択します。リンクを使用するユーザーに、テンプレートの使用に加えて、テンプレートの編集と無効化の権限を付与する場合は、[編集可能]を選択します。
  • 準備ができたら、用意したリンクをコピーして該当のユーザーに送信するだけです。

 

カスタムテンプレートの編集
ビューアー/アップローダー、編集者、共同所有者、または所有者のアクセスレベルを持つ、テンプレートの作成者またはコラボレータは、既存のテンプレートを編集できます。
 
テンプレートを編集するには、以下のステップに従います。
  • 編集するテンプレートを開きます。
  • [その他のオプション] ([...])メニューを開き、[このテンプレートを編集する]を選択します。

  • これで、テンプレートをBox Noteのように編集できます。変更内容は自動的に保存されます。

 

特定のテンプレートの無効化

ビューアー/アップローダー、編集者、共同所有者、または所有者のアクセスレベルを持つ、テンプレートの作成者またはコラボレータは、既存のテンプレートを無効にできます。
 
テンプレートを無効にするには、以下のステップに従います。
  • 無効にするテンプレートを開きます。
  • [その他のオプション] ([...])メニューを開き、[このテンプレートを無効にする]を選択します。

  • テンプレートは通常のBox Noteに変換されます。
  • または、テンプレート全体を削除することもできます。ただし、この操作を行うと、テンプレートを後で再度使用したいと思っても、テンプレートを最初から再作成する必要があります。

英語版はこちら

ID: 42407

 
バージョン履歴
改訂番号
3/4
最終更新:
‎12-10-2017 12:02 PM
更新者:
Anonymous
 
寄稿者: