ファイルでのコラボレーション

 

ファイルやフォルダをアカウントにアップロードしたら、Boxの中心的なメリットであるシームレスな共同作業にとりかかりましょう。

 

Boxには、コンテンツを同僚や関係者と共有する方法が主に2つあります。

  • 既存のBoxユーザーがフォルダを使えるように招待する
  • 共有リンクを送信する

 

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コンテンツの共有について詳しくは、コラボレーションに関するリソースページをご覧ください。

 

コラボレータとは?

 

コラボレータとは、特定のフォルダを継続的に表示または変更する権限を与えられたBoxユーザーです。コラボレータには、Boxアカウントにログインするとフォルダが表示されます。

 

コラボレータをフォルダに招待するには、フォルダの右側にある[フォルダの共有]ボタンをクリックし、次に[コラボレーターの招待]を選択します。追加するユーザーのメールアドレスを入力します。 

注:

これは、そのコラボレータがBoxアカウントの登録に使用したものと同じメールアドレスにする必要があります。確認してから次に進んでください。そのユーザーがまだ Boxアカウントを持っていない場合は、無料アカウントへのサインアップを招待するメールが送信されます。サインアップが完了すると、コラボレーションフォルダにすぐにアクセスできるようになります。

 

すべてのメールアドレスを入力し、適切なコラボレータの権限を選択して任意で個人的なメッセージを入力したら、[招待を送る]をクリックします。該当する連絡先に、招待されたことを通知するメールが送信されます。それらのユーザーは、Boxアカウントにログインすると、フォルダでコラボレーションするための招待を受け入れることも、拒否することもできます。

 

コラボレータが招待されたフォルダは、アイコンが黄色から青色に変わります。すべてのコラボレーションフォルダは、自動でアカウントのファイルリストの最上部に表示されます。

 

どのような場合にコラボレータとして招待し、どのような場合に共有リンクを送信するか教えてください。

 

コラボレータ: 継続的に共同作業をし、共有するコンテンツに一貫してアクセスする必要がある場合に、コラボレータとしてフォルダを使用できるように招待します。

 

共有リンク: 読み取りアクセスだけを素早く提供する必要がある場合、(メールにファイルを添付して送信する場合と同様に)フォルダまたはファイルの共有リンクを送信します。受信者は、継続してコンテンツの最新バージョンへのリンクを参照できます。

 

ファイルのロックとバージョン管理

Boxを使用すると、コンテンツをすべての人と簡単に共有できることを説明しましたが、複数のユーザーがあるファイルを同時に編集しようとするとどうなるのか、疑問に感じるかもしれません。心配ありません。これが起きないようにするファイルロッキングというツールがあります。また、もう1つ、必要に応じて修正できるバージョン管理という機能もあります。

 

編集するファイルのダウンロードとロック

ファイルに変更を加える必要があり、その作業中に他のユーザーがファイルを取得しないようにする必要がある場合は、次の手順に従います。

  1. ファイルにマウスを合わせ、ファイル名の右にあるドロップダウン矢印をクリックします。
  2. [ファイルをロック]をクリックします。
  3. 表示されたポップアップウィンドウのボックスをオンにすると、ファイルのロック中に他のユーザーがそのファイルをダウンロードできないようにしたり、ロックの有効期限を設定することができます。[続行]をクリックすると、ファイルがロックされます。
  4. すべて完了したら、ファイルの編集に使用したプログラムでファイルを保存します。同じファイル名を使用してください。
  5. 更新されたファイルをBoxに戻すには、ロックされたファイルにマウスを合わせ、ファイル名の右にあるドロップダウン矢印をクリックして、[ファイルのロック解除]をクリックします。
  6. 新しいバージョンをアップロードするには、フォルダの横にあるドロップダウン矢印をクリックし、[新しいバージョンをアップロード]を選択します。ポップアップウィンドウが表示されます。ここで、編集済みのバージョンを選択できます。[ファイルを選択]をクリックし、コンピュータからファイルを取得して、[アップロード]をクリックしてファイルをアップロードし、ロックを解除します。

バージョン管理

アップロードが完了すると、ファイル名の横にバージョンアイコンが表示されます。

このアイコンは、ファイルの以前のバージョンがいくつ保存されているかを示しています。アイコンをクリックすると古いバージョンが表示されます。それらをダウンロードしたり、古いバージョンを最新バージョンにすることができます。

 

このファイルの古いバージョンを削除すると、アカウントのごみ箱ポリシーに従い、削除されたバージョンが保持されます。ごみ箱ポリシーの有効期限を超過すると、削除されたバージョンを復元できなくなります。

 

 
 

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ID: 296

バージョン履歴
改訂番号
4/4
最終更新:
‎11-26-2018 03:35 PM
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