サクセスユースケース

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Customer Success Teamより、業界・業種別のBoxユースケースをお届けします。


今回は、ADKグループ内でクリエイティブ・プロモーションの制作を担う総合クリエイティブ会社「株式会社ADKクリエイティブ・ワン」の人事として働く西澤さんと、ADKクリエイティブ・ワンの前身であるADKアーツにてBox導入を決定した大海さんにインタビューさせて頂きました。
Boxを導入後、人事のオペレーションをかなり効率化することができたと語ってくださった西澤さん。どのような業務でBoxをどう活用しているのか、そのユースケースをご紹介します。

 

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株式会社ADKクリエイティブ・ワン
事業計画・管理本部 コーポレート局 人事グループ
西澤 和泉 氏


株式会社ADKクリエイティブ・ワン
事業計画・管理本部 本部長補佐
大海 晃彦 氏


■業務内容について

Q: どのような業務を担当されていますか?

A: ADKクリエイティブ・ワンで人事の業務を行なっています。業務は多岐に渡るのですが、主に給与計算、人事制度、勤怠管理などを担当しています。2018年までは株式会社ADKアーツに所属していたのですが、2019年1月より株式会社アサツーディ・ケイのクリエイティブソリューション事業セクターと統合し、株式会社ADKクリエイティブ・ワンに所属となりました。


Q: 業界共通の課題などはあるのでしょうか?
A:労働時間管理が業界共通の課題だと思います。正確な勤怠情報や労働時間をどのように管理していくべきなのか、同じ業界の人事担当者同士で情報交換も行い、適正な労務管理ができるように取り組んでいます。


■Boxについて

Q:Boxの具体的な使い方を教えてください。

A:様々な業務で使っていますが、その一例をご紹介します。


(1)目標管理
社員はExcelで目標管理シートを作成し、マネージャー陣に部下の目標管理シートをBoxの部署フォルダへアップロードしてもらっています。当初はメールで提出してもらう方法を考えていましたが、Boxを使えば効率的ではないかと大海さんにアドバイスをもらいBoxでの運用を始めました。
Boxを使っていなかったら、数百名分の目標管理シートをメールで受け取ることになっていたと思うので、Boxのおかげでだいぶ私自身の業務が効率化されたと思います。
目標管理でのBox使用がきっかけでBoxがとても便利なツールだということが自分でもわかり、それからは他の業務でもBoxを積極的に使うようになりました。

 

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<フォルダ構成イメージ図>
(※本図は、お客様のインタビュー内容を元にイラスト化した概要図であり実際のものとは異なります。)

 

(2)労働時間管理
全社員の労働時間を一覧で確認していくため勤務時間のデータをExcelで集計しています。
労働時間管理のBox内に各部署用のフォルダを作成し、各部署のマネージャー陣にフォルダの参照権限を付与しています。
労働時間をまとめたExcelを部署フォルダに格納し、マネージャーが部下の労働時間を把握できるようにしています。


(3)入社・退社・異動オペレーション
入社・退社・異動に関するオペレーションは、社会保険や勤怠管理などの様々な人事業務に影響があり、人事のなかでも複数名で担当しています。
Box導入前は、紙のチェックリストでオペレーションの抜け漏れがないかを担当者同士で確認をしていましたが、今はBox内のExcelでタスクリストを作成し、同時編集して作業を行なっています。作業の抜け漏れもなくなり、スピーディーに処理をすることができるようになりました。


(4)会社統合に伴う人事情報管理
統合前から、互いの会社の人事担当者同士で様々な人事情報を共有する必要がありました。統合前はデータを共有できるファイルサーバーがなかったため、Boxで共有フォルダを作り、そのフォルダに必要なコンテンツなどをアップロードし、スピード感を持って情報共有を行うことができました。


Q:Box導入後は、どのような効果がありましたか?
A:人事では、正確性と早さを求められる業務が数多くあります。使うファイルも多くありますし、チームでの対応も多いため、効率化を図るために、Box Noteでリンク集を作ったり、タスクリストをExcelで作って同時編集して処理をしています。
このような工夫により、以前より、業務を正確にスピーディーに進めることができるようになりました。


以前ファイルサーバーを利用していた時は、IT部門に申請を行い共有アクセス権を付与してもらわなければなかったのですが、Boxでは、アクセス権を自分たちで付与したり編集することができるので、共有問題で慌てることはなくなりました。


Boxに保管すると、モバイルからもアクセスできるので、よりフレキシブルな働き方が出来ていると感じます。また、アップロードしたファイルを誰が更新したとか、誰がプレビューしたかも確認ができるのはとても便利です。


Q:同じ業種のBoxユーザーさんへアドバイスがあれば教えてください。
A:資料の共有や、複数名で共通のタスク管理をしていくことはどんな会社でも職種を問わず日々行われていることだと思います。Box導入当時はどのような場面で使うと便利なのかがわからなかったのですが、使い始めると、こんな業務で使ったら便利なのではないかとアイデアがわくようになり、自然と周りの人たちもBoxを使うようになりました。
Boxを使うことで仕事も効率的に進めることができ、自分も楽になりますし、一緒に仕事する相手も楽になると思います。
同じ人事の仕事をしている方々にも積極的に使ってみることをお勧めしたいです。

 

(インタビュー記事は以上となります。)

 

 

■Box機能について補足情報

1) Box Noteの使い方
Box Noteに関する情報はBox Communityのこちらを参照ください。
Box Noteに関するオンラインセミナーはこちらで公開しています。


2) Box for Office
OfficeファイルをBox上で編集することができます。Box Communityのこちらの記事を参照ください。

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Customer Success Teamより、業界・業種別のBoxユースケースをお届けします。


今回は、JFEスチールグループ会社のJFEテクノリサーチ株式会社知的財産事業部で弁理士として働く吉田さんにインタビューさせて頂きました。
Box導入前はFAXを使って海外特許事務所とのやりとりを行なっていた中で、Boxを導入後、何千万円/年もの経費を削減できたと、その効果を語ってくださった吉田さん。

大きな業務効率化を達成することができた背景と、その具体的なノウハウをご紹介します。

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JFEテクノリサーチ株式会社
知的財産事業部 特許出願部 技術グループ
主査 副課長
弁理士 吉田 真衣 氏


■業務内容について

Q: どのような業務を担当されていますか?

A: 弊社JFEテクノリサーチは、JFEスチール株式会社が100%出資している子会社です。親会社のJFEスチールは各国に製品を輸出しておりますので、各国での販売を確保するために特許を取らなくてはいけません。そこでその特許申請の業務をおこなっているのが私が所属する特許出願部です。
特許の元になる発明が、特許になるまでに多くの手順と様々な書類のやりとりがあります。

 

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<特許業務の流れ>

 

外国で特許を取得するためには各国の海外特許事務所に手続きを代行してもらう必要があります。日々連絡を取り合う海外の特許事務所数は86事務所、海外特許庁数は約70ヶ国です。常時取り扱う案件数は、約1万2000件にものぼります。
海外特許事務所から届く様々な言語の様々な形態の書類を仕分け、優先度をつけて正確に処理をしていくことが、業務の効率化を達成する上で非常に重要になってきます。


■Boxについて

Q: Box導入前は、どんな課題があったのでしょうか?
A: 以前は、海外特許事務所から毎日、FAXで400枚、郵便で1600枚の書類が届いていました。受信したFAXは、スキャンし、ファイルに案件の名前をつけてファイルサーバーに保管し、履歴を見れるようにしていました。
仕分け作業は、事務担当者1人が半日かけて作業グループ毎に仕分けし、さらに技術担当者別に仕分けた後、技術担当者10名が毎日1時間かけてその書類を読んで書類の種別を把握していました。書類が担当者に届くまで数日かかることもありました。その影響により、最終的にクライアントへ納品するのに数ヶ月かかることもありました。


Q: Box導入後は、どのような効果がありましたか?
A: Box導入後は、海外特許事務所から直接Boxに書類を、作業グループ(特許のステータス区分)単位のフォルダにアップロードしてもらうことで、仕分け作業がなくなりました。FAXでのやりとりを廃止し、仕分け作業がなくなったことで、仕分けを待たず各担当者が作業を並行で取り組むことが可能になったため、今まで数ヶ月かかることがあった納品が、最短で翌日に納品可能になりました。
結果的に作業時間としては、月に294時間削減することができました。
費用面では、海外との通信費用を年間で数千万円削減することもできました。


Q: 今までのFAX中心に行われていた業務を、Boxを使って大きく変更されるにあたり、苦労した点や工夫した点があれば教えてください。
A: 今は、Boxを使って特許の出願から年金管理まであらゆる書類のやり取り・保管にBoxを使って効率化を図っています。Boxを使うにあたってのルールは、業務を遂行していた職場のチームメンバーで意見を出し合って決めました。


特許業務のなかでBoxをどのように使っているか紹介します。

 

  • フォルダ構成

フォルダは、大きく海外事務所共有領域(下図の「[社外]知的財産事業部」フォルダ)と弊社の専用領域(下図の「[部門]知的財産事業部」フォルダ)に分けています。各領域で作業ごとにフォルダを作成しています。

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<第1階層のフォルダ構成>

 

海外事務所共有領域の「受信フォルダ」に届いた書類は「作業フォルダ」に仕分けされコピーされます。その書類は、必要な決裁を経て「決裁フォルダ」へ移動し、最終的に「保管フォルダ」へ保管されます。


「作業フォルダ」の中は、さらに細分化された作業フォルダが入っています。作業フォルダ全てには番号がついており、01a, 01bと通し番号をつけて、作業順に並ぶように工夫しています。

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<社内フォルダの第2階層フォルダ構成>

 

  • フォルダ・ファイル名のルール

海外特許事務所から受信するフォルダは、作業グループ(特許のステータス区分)単位で作成し、先頭に数字(000,010,020...)と言った番号を設定しています。

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<海外から受信するフォルダの第3階層フォルダ構成>

 

海外特許事務所へ送信するフォルダは、各事務所ごとにフォルダを作成し、その事務所のメンバーにしか閲覧できない権限を付与しています。

 

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<海外へ送信するフォルダの第3階層フォルダ構成>

 

Q: 導入にはどのくらいの時間がかかりましたか?
フォルダ構成、送受信フォルダの作成、などの設計作業は2ヶ月かかりました。海外事務所とのやりとりや社内マニュアル作成は1ヶ月程です。


Q: Boxを使うにあたって苦労した点はありますか?
A: やりとりを行う海外特許事務所のために、英語でBoxの利用マニュアルを用意しました。アカウント作成など、Boxを使い始めるまでのサポートは大変でしたが、使い始めてからは、シンプルで直感的に操作できるため、トラブルなく使えています。海外からの問い合わせも多くはありません。
あとは、世界情勢によって海外のある国から一時的にBoxへアクセスできないといったこともありますが、その場合は、メールなどBox以外の手段でやりとりを行うようにしています。


Q: 今後の展望などはありますか?
A: Boxを導入してFAXで書類が届くことがなくなったので、あとは特許案件の管理サーバーをクラウド化すればどこからでも場所を問わず仕事ができるようになると思います。
Box RelayやRPAを積極的に活用して、オペレーションをより効率化していきたいと思っています。

 

(インタビュー記事は以上となります。)

 

■Box機能について補足情報

今回の取材を通して、お客様の成功の秘訣は、業務に即したフォルダ設計を2ヶ月かけてしっかり行われたことではないかと感じました。
フォルダ構成を考える際に気をつけるポイントをまとめたオンラインセミナーの動画を配信していますので、是非お役立てください。

 

 

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